Pipedrive CRM

Pipedrive CRM Entegrasyonu, müşteri iletişiminin yönetildiği Supsis ile satış hattı süreçlerinin yürütüldüğü Pipedrive arasında uçtan uca, çift yönlü ve gerçek zamanlı bir köprü kurar. Bu entegrasyon sayesinde WhatsApp, Instagram, Telegram, TikTok ve Web Sohbeti gibi tüm mesajlaşma kanallarından gelen yeni müşteriler otomatik olarak Pipedrive'a aktarılır; canlı destek temsilcileri sohbet ekranından ayrılmadan müşterinin CRM geçmişini ve açık anlaşmalarını inceleyebilir, anlaşmalara not düşebilir; Pipedrive tarafındaki anlaşma kazanımı veya aşama değişiklikleri ise Supsis otomasyonlarını tetikleyerek anlık müşteri bildirimlerine dönüştürülebilir.

Bağlantı işlemi karmaşık OAuth onay süreçleri yerine doğrudan API Token ile dakikalar içinde gerçekleştirilir.

1- Pipedrive CRM Entegrasyonuna Genel Bakış

1.a – Pipedrive CRM Nedir ve Entegrasyonun Amacı

Pipedrive, satış süreçlerini görsel bir satış hattı (pipeline) üzerinde takip etmeyi sağlayan, anlaşma ve müşteri odaklı popüler bir CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) yazılımıdır.

Geleneksel çalışma düzeninde satış ekipleri müşteriyle mesajlaşma kanallarında (WhatsApp, sosyal medya) görüşürken, elde edilen verileri CRM'e manuel olarak kopyalamak zorunda kalır. Bu durum zaman kaybına, eksik veri girişine ve takipsiz kalan potansiyel satış fırsatlarına (lead) yol açar. Supsis Pipedrive Entegrasyonu bu iki dünya arasındaki kopukluğu tamamen ortadan kaldırır.

1.b – İki Yönlü Çalışma Mimarisi

Entegrasyon iki temel akış ekseninde kesintisiz olarak çalışır:

1.c – Pipedrive CRM ve Supsis Terimler Sözlüğü

Entegrasyon arayüzlerinde ve dokümantasyonda geçen temel kavramlar aşağıdaki tabloda açıklanmıştır:

2- Kurulum ve API Token ile Bağlantı

2.a – Ön Koşullar ve Gerekli Bilgiler

Pipedrive entegrasyonunu kurmak için aşağıdaki iki bilgiye ihtiyaç duyulur:

1. Şirket Domaini (Company Domain): Pipedrive hesabınıza giriş yaptığınızda tarayıcınızın adres çubuğunda görünen alt alan adıdır (https://sirketiniz.pipedrive.com formatında). Supsis formuna yalnızca baştaki sirketiniz yazılır; .pipedrive.com eki sistem tarafından otomatik tamamlanır.
2. Kişisel API Token: Pipedrive hesabınızın kimlik doğrulama anahtarıdır.

2.b – Pipedrive API Token Alma Adımları

• 1. Adım: Pipedrive hesabınızda oturum açın (app.pipedrive.com).
• 2. Adım: Sağ üst köşedeki profil simgenize tıklayarak Kişisel tercihler (Personal preferences) menüsüne girin.
• 3. Adım: Sol sekmelerden API seçeneğine tıklayın.
• 4. Adım: Ekranda yer alan kişisel API Token bilginizi kopyalayın.

2.c – Supsis Panelinde Pipedrive Kanalı Oluşturma

• a – Entegrasyonlar Menüsüne Giriş: Supsis paneli sol menüsünden Entegrasyonlar sayfasına gidin.
• b – Pipedrive CRM Kartını Seçme: CRM kategorisi altında yer alan ve üzerinde ● ÜCRETSİZ rozeti bulunan Pipedrive CRM kartına tıklayın.
• c – Kanal Ekleme Formunu Açma: Sağ üst köşedeki "Kanal Ekle" butonuna basın.
• d – Bilgileri Doldurma:
  • Kanal Adı: Supsis içerisinde tanımlayıcı bir isim (Örn: Şirket Pipedrive CRM).
  • Şirket Domaini: Pipedrive alan adınızın sadece ön ekini girin (Örn: acmesatis).
  • API Token: Pipedrive'dan kopyaladığınız erişim anahtarını yapıştırın.
• e – Bağlantıyı Tamamlama: "Bağlan" butonuna tıklayın.

2.d – Bağlantı Doğrulama ve Güvenlik Standartları

• Canlı Token Doğrulaması: Supsis, formu kaydetmeden önce Pipedrive API sunucularına anlık sorgu atar. Token geçersizse veya domain hatalıysa kanal oluşturulmaz ve ekranda detaylı hata bildirimi gösterilir.
• Şirket ve Kullanıcı Bilgisi Kaydı: Doğrulama başarılı olduğunda token sahibi Pipedrive kullanıcısının adı ve bağlı olduğu şirket bilgisi kanala işlenir; kanal kartında şirket unvanınız görüntülenir.
• Maskeli Token Koruması: Güvenlik gereği API Token panelde her zaman maskelenmiş (gizli) olarak tutulur; hiçbir ekranda açık metin olarak gösterilmez. Token değiştiğinde kanal detayından kolayca güncellenebilir.
• Kanal Sınırı: Bir Supsis sitesi için sistem genelinde 1 adet kurumsal Pipedrive kanalı bağlanabilir. İkinci bir kanal eklenmek istendiğinde sistem koruma uyarısı verir. Bunun yanı sıra kullanıcı bazlı kişisel Pipedrive kanalları da desteklenir ve kanal listesinde ayrı bir başlık altında toplanır.

2.e – Pipedrive Kanal Detayı Sekmeleri

Oluşturulan Pipedrive kanalına tıklandığında dört sekmeden oluşan yönetim paneli açılır:

1. Detay: Kanal adı düzenlenebilir. Şirket domaini ve bağlı Pipedrive kullanıcısı bilgi amaçlı görüntülenir (bu alanlar kilitlidir). API Token gerektiğinde buradan güncellenir.
2. Webhook'lar: Pipedrive olaylarının (anlaşma kazanıldı, aşama değişti vb.) Supsis otomasyonlarını tetiklemesini sağlayan kuralların yönetildiği sekmedir.
3. Kullanıcı Eşlemesi: Supsis temsilcilerinin Pipedrive kullanıcılarıyla eşleşme durumunu gösteren salt okunur tablodur.
4. Görünürlük: Bu CRM kanalının ve bağlı panellerin hangi kullanıcılar veya departmanlar tarafından görülebileceğini kısıtlar.

3- CRM Yönlendirme (Otomatik Kişi, Lead ve Anlaşma Aktarımı)

3.a – Mesajlaşma Kanallarında Pipedrive Aktarımını Açma

Aktarımı etkinleştirmek için:

1. Entegrasyonlar sayfasına gidin.
2. Müşteri kabul ettiğiniz iletişim kanalını açın (Örn: WhatsApp Business API).
3. Sol menüdeki CRM sekmeleri arasından Pipedrive sekmesine tıklayın.
4. "Yeni kişileri Pipedrive'a aktar" anahtarını açık (aktif) konuma getirin (Varsayılan olarak kapalıdır).

3.b – Desteklenen Mesajlaşma Kanalları ve Aktarım Modları

Pipedrive aktarımını destekleyen iletişim kanalları: * WhatsApp: WhatsApp Business API, WhatsApp Business (Gupshup), WhatsApp v3 * Sosyal Medya: Instagram, Messenger, Telegram, LinkedIn, TikTok * Web: Supsis Web Sohbeti (WebChat)

Aktarım açıkken seçilebilecek 3 farklı Aktarım Modu bulunur:

3.c – Telefon Formatı, Pipeline / Aşama ve Kayıt Sahibi Seçimi

• Telefon Formatı:
  • E.164 (+905xxxxxxxxx) – Uluslararası artı işaretli standart (Varsayılan).
  • E.164 (905xxxxxxxxx) – Artı işaretsiz format.
  • Kritik Kural: Pipedrive'daki mevcut rehberinizde numaralar nasıl tutuluyorsa aynı biçimi seçmelisiniz. Farklı format seçimi mükerrer kayıt oluşmasına yol açabilir.
• Pipeline ve Aşama Seçimi: Yalnızca "Kişi + Deal" modu seçildiğinde aktif olur. Anlaşmanın hangi satış hattının hangi basamağında açılacağını belirler. Seçenek listeleri Pipedrive hesabınızdan canlı çekilir.
• Kayıt Sahibi (Owner): Açılan kayıtların Pipedrive'da hangi kullanıcıya atanacağını belirler. Boş bırakılırsa Pipedrive'ın varsayılan kuralları işler.

3.d – Otomatik Kaynak Bilgisi (Source Channel & Origin) ve Dedup Mantığı

Entegrasyon motoru, müşteri verisini aktarırken arka planda gelişmiş bir mükerrer kayıt kontrolü (dedup) ve kaynak etiketleme çalıştırır:

• Mükerrer Önleme (Dedup) Sırası: Supsis önce hafızasındaki Pipedrive ID'yi kontrol eder. Yoksa telefon numarasıyla arar, son olarak e-posta ile arama yapar. Eşleşen kayıt varsa yeni kişi açılmaz, mevcut kayda bağlanır.
• Otomatik Kaynak Etiketleme: Lead oluşturulurken Pipedrive'daki Source channel ve API - Source origin alanları Supsis kanal adı ve platform bilgisiyle (Örn: WhatsApp Business API - Destek Hattı) otomatik doldurulur.
• Sabitlenmiş Supsis Bilgi Notu: Oluşturulan Lead'in içine Supsis kaynak bilgilerini, müşteri ID'sini, konuşma ID'sini ve iletişim bilgilerini içeren sabitlenmiş bir not otomatik bırakılır.
• Sessiz ve Güvenli Arka Plan Mimarisi: CRM aktarımı tamamen arka planda (asenkron) yürütülür. Pipedrive tarafında geçici bir kesinti olsa bile müşteriye mesaj iletimi asla aksamaz; sistem bir sonraki sohbette aktarımı otomatik tekrar dener.

4- Sohbet Ekranında Pipedrive Müşteri Bilgi Paneli

Pipedrive kanalı aktif olduğunda canlı destek temsilcileri, müşteriyle yazışırken ekran değiştirmeden sağ paneldeki Pipedrive Bilgileri sekmesini kullanabilir.

4.a – Panel Bölümleri

Panel dört temel bileşenden meydana gelir:

1. Kişiler (Person): Müşterinin Pipedrive'daki kayıtlı adı, telefon numaraları ve e-posta adresleri.
2. Anlaşmalar (Deals): Bu müşteriye ait açık, kazanılmış veya kaybedilmiş tüm anlaşmalar.
3. Leadler (Leads): Müşteriye bağlı potansiyel fırsatlar ve doğrudan Pipedrive Lead Inbox'a yönlendiren hızlı bağlantı.
4. Aktiviteler (Activities): Müşteriyle ilişkili geçmiş ve yaklaşan aktiviteler (Toplantı, Arama, Görev vb.).

4.b – Anlaşma Detay Modalı ve Sohbetten Çıkmadan CRM'e Not Ekleme

Temsilci listedeki bir anlaşmaya tıkladığında detay penceresi açılır: * Anlaşmanın adı, aşaması, toplam tutarı (Value) ve güncel durumu (Status) görüntülenir. * Anlaşmaya ait geçmiş notlar listelenir. * Yeni Not Ekleme: Temsilci müşteriyle yaptığı konuşmanın özetini modal içerisindeki not kutusuna yazıp kaydedebilir. Not anında Pipedrive'a işlenir.

4.c – "Pipedrive'da Görüntüle" Kısayolu

Panelin üst kısmında yer alan "Pipedrive'da Görüntüle" butonu, ilgili müşteri kartını veya anlaşmayı yeni sekmede doğrudan Pipedrive CRM arayüzünde açar. Eğer sistemde henüz bir Pipedrive kanalı bağlanmamışsa bu buton yerine "Pipedrive'a Bağlan" butonu görünür.

5- Supsis Otomasyon Blokları ile Pipedrive Yönetimi

Supsis Otomasyon Tasarımcısı'na (Automation Designer) entegrasyonla birlikte Pipedrive Aksiyonları blok paleti eklenmiştir.

5.a – Pipedrive Telefon ile Kişi Bul Bloğu

Verilen telefon numarasını Pipedrive'da sorgular. * Başarılı Kolu: Kişi CRM'de bulunduysa akış bu koldan devam eder ve bulunan kişinin ID, ad, e-posta verileri sonraki bloklarda kullanılabilir. * Başarısız Kolu: Kişi bulunamadıysa veya bağlantı hatası oluştuysa bu kol çalışır. * Kullanım Alanı: "Bu numara CRM'de kayıtlı mı?" kontrolüyle yeni müşteriye farklı, eski müşteriye VIP menü sunma senaryolarında kullanılır.

5.b – Pipedrive Kayıt Oluştur Bloğu

Pipedrive'da yeni bir Kişi (Person), Anlaşma (Deal), Lead veya Aktivite (Activity) oluşturur. * Varlık türü seçildikten sonra Pipedrive hesabınızdaki hem standart alanlar hem de tanımladığınız Özel Alanlar (Custom Fields) otomatik listelenir. * İstenilen alanlar forma eklenerek sabit değerler veya Supsis dinamik değişkenleri ({{contact.name}}, {{chat.id}} vb.) atanabilir.

5.c – Pipedrive Kayıt Güncelle Bloğu

Mevcut bir Kişi veya Anlaşma kaydını, Pipedrive kayıt kimliğini (Record ID) referans alarak günceller. Aşama değiştirme, tutar güncelleme veya etiket basma işlemlerinde kullanılır.

5.d – Pipedrive Not Ekle Bloğu

Belirli bir anlaşmaya, kişiye veya lead'e zengin metin notu ekler. Not gövdesinde müşterinin konuşma geçmişi, anket yanıtları veya sipariş detayları Supsis değişkenleriyle dinamik olarak yazdırılabilir.

5.e – Gelişmiş Komut Seti (SDK) ve Chatbot Entegrasyonu

Gelişmiş kullanıcılar için Otomasyon Kod Blokları ve Chatbot Senaryoları içinde çalışan Pipedrive SDK metodları mevcuttur: * Telefonla kişi sorgulama ve numaranın CRM'de yeni olup olmadığını denetleme. * Dinamik lead, deal, aktivite ve not oluşturma/güncelleme. * Satış hattı, aşama ve kullanıcı listelerini canlı çekerek akış içinde karar mekanizmaları oluşturma.

6- Pipedrive Olayları ile Supsis Otomasyonu Tetikleme (Webhook Yönetimi)

Pipedrive tarafında gerçekleşen bir işlem anında Supsis tarafında otomatik bir akış başlatabilir. Bu mekanizma Pipedrive kanal detayındaki Webhook'lar sekmesinden yapılandırılır.

6.a – Webhook ve Otomatik Otomasyon Oluşturma Adımları

1. Pipedrive kanal detayına girip Webhook'lar sekmesini açın.
2. İzlemek istediğiniz Varlığı (Anlaşma, Kişi, Lead, Aktivite, Not veya Tümü) seçin.
3. İzlemek istediğiniz İşlemi (Oluşturma, Değişiklik, Silme veya Tümü) seçin.
4. "Pipedrive'da Webhook Oluştur" butonuna basın.

Oluşan kayıtlar tabloda listelenir. Tablodaki otomasyon adına tıklayarak akış tasarımcısına gidebilir, adımları düzenleyebilir ve akışınızı yayına alabilirsiniz.

6.b – Desteklenen 10 Webhook Olayı

Supsis entegrasyonu Pipedrive üzerindeki 10 farklı kritik olayı dinleyebilir:

6.c – Olay İçi Değişkenler ve Önceki Değer (Previous Value) Kontrolü

Webhook tetiklendiğinde Supsis otomasyonuna zengin bir veri paketi aktarılır: * Güncel Değerler: Kayıt ID, Anlaşma Başlığı, Müşteri Adı, Telefon, Tutar, Para Birimi, Pipeline, Aşama, Sahip, Organizasyon. * Değişiklik Öncesi Değerler: Önceki Aşama (Previous Stage), Önceki Durum (Previous Status), Önceki Sahip (Previous Owner). * Faydası: "Eğer önceki aşama 'Teklif' ise ve yeni aşama 'Sözleşme' olduysa" gibi hassas koşul blokları kurabilirsiniz.

7- Kullanım Senaryoları, Aktivite Kaydı ve Kritik Kontrol Notları

7.a – Öne Çıkan İş Senaryoları

• 1. WhatsApp Satış Hattı Otomasyonu: Müşteri WhatsApp'tan fiyat sorduğu anda Pipedrive'da kişi ve lead açılır; satış ekibi Leads Inbox'tan lead'i anında üzerine alır. Hiçbir talep kaybolmaz.
• 2. Anlaşma Kazanımında Onboarding: Satış temsilcisi Pipedrive'da satışı "Kazanıldı" olarak işaretlediği anda Supsis müşteriye WhatsApp'tan hoş geldiniz kılavuzu ve fatura detaylarını gönderir.
• 3. Aşama Bazlı Otomatik Hatırlatmalar: Anlaşma "Teklif İletildi" aşamasına geçtiğinde 48 saat sonra müşteriye "Teklifimizle ilgili sorularınızı yanıtlamaktan memnuniyet duyarız" mesajı iletilir.
• 4. Çift Ekran Derdine Son: Canlı destek temsilcisi gelen kutusunda yazışırken sağ panelden müşterinin toplam açık deal tutarını ve geçmiş randevularını görür, sekme değiştirmeden anlaşmaya görüşme notunu yazar.
• 5. Kanal Bazlı Dönüşüm Analizi: Supsis lead kaynaklarını Pipedrive'ın Source channel alanına otomatik yazdığı için, Pipedrive raporlarında "Hangi kanal (Instagram mı WhatsApp mı) daha çok ciro getirdi?" analizi yapılabilir.

7.b – Aktivite Akışı (Audit Log)

Pipedrive entegrasyonunda yapılan tüm yapılandırma değişiklikleri Supsis Sistem Günlüklerine kaydedilir:

"{kullanıcı_adı} kullanıcısı '{kanal_adı}' {kanal_tipi} Pipedrive entegrasyon yapılandırmasını güncelledi."

Böylece aktarım modunu veya telefon formatını kimin, ne zaman değiştirdiği denetlenebilir.

7.c – Kritik Kontrol ve Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

1. Paket Kısıtlaması Yoktur: Pipedrive entegrasyonu tüm Supsis abonelik paketlerinde ek bir lisans bedeli olmadan kullanılabilir; entegrasyon kartında ● Ücretsiz etiketi yer alır.
2. Kanal Bazlı Aktarımın Açılması Şarttır: Pipedrive kanalını bağlamak tek başına kişileri aktarmaz. Aktarımın çalışması için ilgili iletişim kanalının (Örn: WhatsApp) detayındaki Pipedrive sekmesine gidilerek anahtarın açılması zorunludur.
3. Mükerrer Kayıt Hassasiyeti: Pipedrive'daki mevcut kayıtlarınız artı işaretsiz formatta (905xxxxxxxxx) ise Supsis kanal ayarında da aynı formatı seçmelisiniz. Aksi durumda sistem numarayı eşleştiremeyip mükerrer kişi kaydı açabilir.
4. Kullanıcı Eşlemesinde E-posta Uyumu: Supsis temsilcisi ile Pipedrive kullanıcısının eşleşebilmesi için her iki platformdaki e-posta adreslerinin birebir aynı olması gerekir.
5. Özel Alan Eşlemesi: Aktarım ayarları ekranında doğrudan alan eşleme (field mapping) alanı bulunmaz. Kişi veya anlaşmaya özel alan doldurmak istediğinizde Supsis Otomasyonu içerisindeki Pipedrive Kayıt Oluştur / Güncelle bloklarını kullanabilirsiniz.
6. Kanal Silme Durumu: Supsis üzerinden Pipedrive kanalı silindiğinde veri aktarımı ve webhook tetiklemeleri derhal durur; ancak Pipedrive hesabınızda daha önceden oluşturulmuş kayıtlar korunur, silinmez.

8- Sıkça Sorulan Sorular